📅 Général

• Découvrir le pré-enregistrement

  Planifiez vos visites à l'avance, envoyez une invitation claire à vos visiteurs et accélérez leur arrivée sur place. Ce guide explique à quoi sert le pré-enregistrement, comment il fonctionne et dans quels cas l'utiliser. Audience : Administrateurs, Managers, Hôtes, Réceptionnistes Application : Admin, Borne d'accueil Temps de lecture : 3 minutes À quoi ça sert Le pré-enregistrement, c'est l'art d'antiPeu de lectures

⚙️ Configuration du pré-enregistrement de visites

• Configurer l'adresse d'import de calendrier

  Récupérez l'adresse email d'invitation unique de votre site pour créer automatiquement des pré-enregistrements depuis Outlook, Google Calendar ou Teams. Vos collaborateurs gardent leurs habitudes, Anghello s'occupe du reste. Audience : Administrateurs, Managers Application : Admin (app.anghello.co) Temps estimé : 5 minutes Avant de commencer Le pré-enregistrement doit être activé sur le site. Vous devez être Administrateur ou Manager pour récupérer l'adressePeu de lectures

• Activer et configurer le pré-enregistrement sur un site

  Activez le pré-enregistrement sur votre site, ajustez les options (marge de temps avant arrivée, envoi de l'invitation, vérification par l'hôte, notes multilingues) et prévisualisez les emails envoyés à vos visiteurs. Audience : Administrateurs, Managers Application : Admin (app.anghello.co) Temps estimé : 10 minutes Avant de commencer Vous devez avoir un compte Administrateur ou Manager. Le module Pré-enregistrement doit être inclus dans votre abonnemenPeu de lectures

• Personnaliser les emails d'invitation

  Adaptez les emails envoyés à vos visiteurs pré-enregistrés : logo, couleurs du site, notes pratiques par défaut et traductions multilingues. Audience : Administrateurs, Managers Application : Admin (app.anghello.co) Temps estimé : 5 minutes Avant de commencer Le pré-enregistrement doit déjà être activé sur votre site. Voir Activer et configurer le pré-enregistrement. Ce qui est personnalisablePeu de lectures

• Configurer le pré-enregistrement

  Planifiez les visites à l'avance et envoyez une invitation au visiteur avant son arrivée. Activez le pré-enregistrement Anghello.Quelques lectures

💻 Utiliser le pré-enregistrement

• Pré-enregistrer une visite manuellement

  Planifiez une visite depuis l'app Admin et envoyez automatiquement une invitation à votre visiteur. Le jour J, il s'enregistre en quelques secondes grâce à son formulaire pré-rempli. Audience : Administrateurs, Managers, Hôtes, Réceptionnistes Application : Admin (app.anghello.co) Temps estimé : 3 minutes Avant de commencer Le module Pré-enregistrement doit être activé sur le site. Voir Activer et configurer le pré-enregistrement. Étapes 1. OuvPeu de lectures

• Modifier ou annuler une visite pré-enregistrée

  Les plans changent : un rendez-vous est décalé, un visiteur se désiste, une info pratique doit être ajoutée. Ce guide vous montre comment mettre à jour ou annuler une visite planifiée, côté Admin comme côté calendrier. Audience : Administrateurs, Managers, Hôtes, Réceptionnistes Application : Admin (app.anghello.co) Temps estimé : 2 minutes Avant de commencer La visite doit être au statut Planifiée ou En cours (les visites passées ne se modifient pas). ÉPeu de lectures

• Transférer une invitation reçue de l'extérieur

  🚧 Bientôt disponible. Cette fonctionnalité permettra de transférer à Anghello une invitation reçue d'un contact externe (par exemple un fournisseur qui vous confirme sa venue). L'expéditeur extérieur sera automatiquement reconnu comme le visiteur à accueillir. Audience : Hôtes, Réceptionnistes Application : Outlook, Google Calendar, client mail Temps estimé : 1 minute (une fois la fonctionnalité disponible) À quel besoin ça répond Vous avez reçu une invitation calenPeu de lectures

• Pré-enregistrer une visite depuis Outlook ou Google Calendar

  Créez un pré-enregistrement simplement en invitant une adresse email dédiée dans votre événement de calendrier. Vos collègues conservent leurs habitudes (Outlook, Google Calendar, Teams) et Anghello synchronise automatiquement la visite. Audience : Hôtes, Administrateurs, Managers Application : Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams Temps estimé : 1 minute Avant de commencer Le pré-enregistrement et l'adresse d'invitation doivent être configurés sur le site. VoirPeu de lectures

👤 Le jour de la visite

• Email de vérification envoyé à l'hôte

  Selon votre configuration, l'hôte reçoit un email automatique quand une visite est pré-enregistrée pour lui. Cet email sert à confirmer la venue et à repérer les visites surprises ou les erreurs de saisie. Audience : Hôtes, Réceptionnistes Application : Email Temps de lecture : 2 minutes Quand l'email est-il envoyé ? Selon l'option Vérification par l'hôte configurée sur le site : Toujours — un email est envoyé à chaque pré-enregistrement, même pour des visiteurPeu de lectures

• Comment votre visiteur est reconnu à son arrivée

  Le jour J, le visiteur pré-enregistré retrouve sa visite en quelques secondes sur la borne d'accueil. Voici ce qu'il voit et ce qu'il doit faire. Audience : Administrateurs, Managers, Hôtes, Réceptionnistes (pour expliquer aux visiteurs) Application : Borne d'accueil Temps de lecture : 2 minutes Deux chemins pour retrouver sa visite Chemin A — via le lien de l'email d'invitation Le visiteur clique sur le lien présent dans son email d'invitation (sur son smartphoPeu de lectures

❓ FAQ et résolution de problèmes

• Questions fréquentes et dépannage

  Questions fréquentes — Pré-enregistrement Les réponses aux questions les plus posées sur le pré-enregistrement des visites. Vous ne trouvez pas votre réponse ? Écrivez-nous, on est là ! Limites et capacités Combien de visiteurs puis-je pré-enregistrer en une fois ? Depuis l'app Admin, il n'y a pas de limite : vous pouvez créer autant de pré-enregistrements que nécessaire. Depuis votre calendrier (Outlook, Google Calendar, Teams), la limite aPeu de lectures