Les différents types de pré-enregistrement
Chaque venue ne se ressemble pas : un entretien d'une heure, une mission de trois mois... C'est pourquoi Anghello propose plusieurs types de pré-enregistrement, chacun pensé pour un scénario d'accueil. Ce guide les présente, les compare et vous aide à choisir le bon selon la situation.
Audience : Administrateurs, Managers, Réceptionnistes
Application : Admin (app.anghello.co)
Temps de lecture : 3 minutes
Un type de pré-enregistrement, c'est quoi ?
Quand vous pré-enregistrez un visiteur, vous choisissez un type de visite. Ce choix détermine la forme que prend son accès : un créneau horaire précis, une période de plusieurs jours... Le reste du fonctionnement (invitation par email, enregistrement à l'arrivée, suivi des statuts) est commun à tous les types.
Le bon réflexe : partez de la façon dont votre visiteur va venir, et choisissez le type qui y correspond.
Visite ponctuelle : pour une venue unique à un horaire précis
En une phrase : une venue unique, à un créneau précis (début et fin).
Vous définissez une date et une heure de début et de fin. Votre visiteur reçoit une invitation avec le créneau exact ; le jour J, il s'enregistre à son arrivée et peut même entrer un peu en avance si vous avez configuré l'Entrée anticipée autorisée (jusqu'à 30 minutes). Une fois le créneau passé, la visite se termine toute seule.
Choisissez ce type quand l'heure compte : rendez-vous commercial, entretien de recrutement, réunion avec un partenaire, livraison programmée.
Ces visites se retrouvent dans l'onglet Visites planifiées de la page Pré-enregistrement.
Visite prolongée : pour un accès libre sur toute une période
En une phrase : le visiteur va et vient librement, son accès reste valable tant que la visite est active.
Vous définissez des jours entiers [À partir du... et Jusqu'au... (inclus)] sans horaires. La date de fin est facultative : activez Sans date de fin pour un accès Illimité, qui restera actif jusqu'à ce que vous annuliez la visite. Votre visiteur reçoit une seule invitation pour toute la période, et s'enregistre à chacune de ses venues. Plus besoin de créer un pré-enregistrement à chaque passage.
Choisissez ce type quand la période compte, pas l'heure : prestataire à l'année, consultant en mission, formation sur plusieurs jours, intervenant de chantier, auditeur présent toute une semaine.
Ces visites se retrouvent dans l'onglet Visites prolongées de la page Pré-enregistrement.
Les types en un coup d'œil
Visite ponctuelle | Visite prolongée | |
|---|---|---|
En une phrase | Une venue unique, à un créneau précis (début et fin). | Le visiteur va et vient librement : son accès reste valable tant que la visite est active. |
Exemples types | Rendez-vous, entretien, réunion. | Prestataire à l'année, consultant en mission, formation sur plusieurs jours. |
Ce que vous définissez | Une date et une heure de début et de fin. | Des jours entiers : À partir du... et Jusqu'au... (inclus) sans horaires. |
Date de fin | Obligatoire. | Facultative : l'option Sans date de fin rend l'accès Illimité. |
Nombre de venues | Une seule. | Autant que nécessaire pendant la période. |
Comment ça se termine | Automatiquement, à la fin du créneau. | À la date de fin — ou manuellement (annulation) si l'accès est illimité. |
Création depuis votre calendrier (Outlook, Google Calendar) | Oui : en ajoutant l'adresse d'invitation du site à votre événement. | Non : création depuis l'application uniquement. |
Où la retrouver | Onglet Visites planifiées. | Onglet Visites prolongées. |
Email reçu par le visiteur | « Confirmation de votre visite ». | « Confirmation de votre visite prolongée ». |
Ce qui est commun à tous les types
Quel que soit le type choisi, le fonctionnement reste le même :
- La création se fait depuis la page Pré-enregistrement, via le bouton Ajouter, pour un contact existant ou un nouveau contact.
- L'invitation par email part selon la configuration de votre site (immédiatement ou X jours avant), avec les informations pratiques et vos éventuelles Notes pour le visiteur.
- L'enregistrement à l'arrivée se fait de trois façons : depuis le lien Enregistrer mon arrivée de l'email, via le QR code ou la tablette d'accueil, ou auprès du personnel.
- Le statut évolue tout seul : Programmé avant le début, En cours pendant la période d'accès, Terminée après la fin, Annulé en cas d'annulation.
- La modification et l'annulation sont possibles à tout moment depuis le menu d'actions de la visite.
Quel type pour quelle situation ?
Situation | Type conseillé | Pourquoi |
|---|---|---|
Un candidat vient pour un entretien jeudi à 14h | Visite ponctuelle | Une venue unique, un horaire connu. |
Un consultant travaille sur site trois mois | Visite prolongée | Il entre et sort librement pendant toute sa mission. |
Un formateur anime une session du lundi au vendredi | Visite prolongée | Il revient chaque jour : un seul pré-enregistrement couvre la semaine. |
Un fournisseur livre demain matin à 9h | Visite ponctuelle | Passage unique et court. |
Un prestataire de maintenance intervient régulièrement, sans planning fixe | Visite prolongée avec Sans date de fin | Vous ne savez pas quand il reviendra : son accès reste actif jusqu'à ce que vous l'annuliez. |
Un client visite vos locaux pendant deux heures | Visite ponctuelle | Un créneau précis, une seule venue. |
Bon à savoir
💡 Astuce : en cas d'hésitation, demandez-vous ce qui compte pour cette venue. Si c'est l'horaire, prenez une visite ponctuelle. Si c'est la période (des jours, des semaines), prenez une visite prolongée.
💡 Astuce : vous vous êtes trompé de type ? Annulez la visite et recréez-la avec le bon type : les informations du contact pré-enregistré sont réutilisables en deux clics.
💡 Astuce : la famille des types de pré-enregistrement s'enrichit au fil des nouveautés Anghello : cette page est mise à jour à chaque arrivée.
En cas de problème
Problème | Solution |
|---|---|
Je ne vois pas le choix du type à la création | Vérifiez que le pré-enregistrement est activé sur votre site. Voir Activer et configurer le pré-enregistrement sur un site. |
Impossible de choisir une heure pour ma visite prolongée | C'est voulu : une visite prolongée se définit en jours entiers. Pour un créneau horaire précis, créez une visite ponctuelle. |
Mon visiteur régulier reçoit une invitation à chaque venue | Remplacez ses visites ponctuelles répétées par une seule visite prolongée : une invitation unique couvre toute la période. |
Si le problème persiste, contactez notre équipe.
Articles connexes
- Pré-enregistrer une visite manuellement
- Modifier ou annuler une visite pré-enregistrée
- Activer et configurer le pré-enregistrement sur un site
Mis à jour le : 16/07/2026
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