Activer et configurer le pré-enregistrement sur un site
Activez le pré-enregistrement sur votre site, ajustez les options (marge de temps avant arrivée, envoi de l'invitation, vérification par l'hôte, notes multilingues) et prévisualisez les emails envoyés à vos visiteurs.
Audience : Administrateurs, Managers
Application : Admin (app.anghello.co)
Temps estimé : 10 minutes
Avant de commencer
- Vous devez avoir un compte Administrateur ou Manager.
- Le module Pré-enregistrement doit être inclus dans votre abonnement.
Étapes
1. Ouvrez les paramètres du site
Dans le menu à gauche, allez dans Configuration > Sites. Sur la fiche de votre site, cliquez sur Réglages & Fonctionnalités.
2. Activez la carte Pré-enregistrement
Cliquez sur la carte Pré-enregistrement dans la vue d'ensemble, puis basculez l'option Activer le pré-enregistrement.
⚠️ Important : si la carte apparaît en grisé, c'est que le module n'est pas inclus dans votre abonnement. Écrivez-nous pour l'activer.
3. Configurez les options
Chaque option vous permet d'ajuster finement le comportement :
Option | Ce que ça fait | Conseil |
|---|---|---|
Marge de temps avant arrivée (minutes) | Combien de minutes avant son créneau le visiteur peut déjà s'enregistrer sur la borne. | 30 à 60 minutes est un bon équilibre pour les visiteurs qui arrivent en avance. |
Envoi de l'invitation au visiteur | Toujours : le visiteur reçoit un email automatique. Jamais : pas d'email (utile si vous communiquez vous-même). | Laissez sur Toujours si vous voulez que le visiteur reçoive ses infos sans rien faire. |
Envoi N jours avant la visite | Combien de jours avant le rendez-vous l'email est envoyé (1 à 30 jours). | 1 ou 2 jours avant : c'est assez tôt pour s'organiser, assez proche pour ne pas être oublié. |
Vérification par l'hôte | Toujours : un email est envoyé à l'hôte pour confirmer la visite. Si nouveau visiteur : uniquement pour les personnes jamais venues. Jamais : aucune vérification. | Si nouveau visiteur est idéal pour les sites à accès contrôlé. |
Notes par défaut (multilingues) | Un texte pré-rempli dans l'email d'invitation, traduisible par langue. Parfait pour les infos pratiques (parking, code, étage…). | Soyez court et concret, le visiteur doit pouvoir scanner en 5 secondes. |
4. Rédigez vos notes par défaut dans plusieurs langues
Dans le champ Notes par défaut, utilisez le sélecteur de langue pour rédiger une version par langue. Pensez aux cas : un visiteur anglophone qui cherche son parking, par exemple.
5. Prévisualisez les emails
Cliquez sur Aperçu en haut à droite pour voir comment se présenteront :
- l'email d'invitation envoyé au visiteur,
- l'email de vérification envoyé à l'hôte (si activé).
Changez de langue dans l'aperçu pour valider chaque traduction.
6. Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer. La configuration est immédiatement active pour toutes les nouvelles visites pré-enregistrées.
Bon à savoir
💡 Astuce : chaque site dispose aussi d'une adresse email d'invitation pour créer automatiquement des pré-enregistrements depuis Outlook ou Google Calendar. Voir l'article Configurer l'adresse d'import de calendrier.
💡 Astuce : les visites pré-enregistrées se gèrent depuis le menu Pré-enregistrement dans la barre latérale, qui affiche deux onglets : Visites (liste des visites planifiées) et Contacts (carnet de visiteurs déjà venus).
En cas de problème
Problème | Solution |
|---|---|
La carte Pré-enregistrement est grisée | Le module n'est pas inclus dans votre abonnement. Contactez-nous. |
Le visiteur ne trouve pas sa visite sur la borne | Vérifiez que la marge de temps est suffisante. Si le visiteur arrive plus tôt que la marge configurée, sa visite n'apparaît pas encore. |
L'email d'invitation n'est pas envoyé | Vérifiez que Envoi de l'invitation au visiteur est sur Toujours. |
Le formulaire n'est pas pré-rempli | Vérifiez que le visiteur a bien sélectionné sa visite à l'arrivée (sinon il démarre un enregistrement vierge). |
Si le problème persiste, contactez notre équipe.
Mis à jour le : 28/05/2026
Merci !