Activer l'accueil anticipé pour vos visiteurs pré-enregistrés

L'accueil anticipé permet à vos visiteurs pré-enregistrés de préparer leur visite en ligne, avant d'arriver : ils renseignent leurs informations, acceptent vos consignes d'entrée et passent votre quiz sécurité depuis leur téléphone ou leur ordinateur. Le jour J, leur entrée à la borne d'accueil est quasi instantanée. Ce guide vous montre comment l'activer et le configurer.

Audience : Administrateurs, Managers
Application : Admin (app.anghello.co)
Temps estimé : 10 minutes

Avant de commencer

• Vous devez avoir un compte Administrateur ou Manager sur le site concerné
• Le pré-enregistrement de visites doit être activé sur votre site (l'accueil anticipé ne fonctionne que pour les visites pré-enregistrées)
• Pour que le lien de préparation apparaisse dans l'invitation, votre site doit avoir au moins une étape à préparer : des consignes d'entrée activées, un quiz sécurité activé, ou au moins un champ personnalisé proposé à l'accueil anticipé (voir plus bas). Si vous utilisez des réglages par type de visiteur, les consignes et le quiz sont évalués pour le type de visiteur du contact.
• Seule exception : un pré-enregistrement créé avec uniquement l'adresse email du visiteur reçoit toujours le lien, même sans étape configurée, car le visiteur doit compléter son identité.

Comment ça marche, en deux mots

1. Vous activez l'accueil anticipé sur le site.
2. Lors de la création d'un pré-enregistrement, vous cochez « Laisser le visiteur compléter ses informations avant son arrivée ».
3. L'email d'invitation envoyé au visiteur contient automatiquement un bouton Préparer ma visite. Il n'y a aucun lien à générer ni à copier.
4. Le visiteur prépare sa visite à son rythme, en une ou plusieurs fois, jusqu'à son arrivée.
5. À la borne d'accueil, tout ce qu'il a déjà complété en ligne est sauté.

Étapes

1. Activer l'accueil anticipé sur le site

Dans le menu de gauche, allez dans Configuration > Sites. Sur la carte de votre site, ouvrez les paramètres, puis l'onglet Pré-enregistrement.

Dans la section Accueil anticipé, activez l'interrupteur Activer l'accueil anticipé.

💡 Astuce : cet onglet regroupe aussi le délai d'envoi de l'invitation. Si vous envoyez les invitations plusieurs jours avant la visite, vos visiteurs auront tout le temps de préparer leur venue.

2. Choisir les champs personnalisés à proposer en ligne

Par défaut, aucun champ personnalisé n'est proposé à l'accueil anticipé : vous décidez champ par champ.

1. Allez dans les paramètres de votre site, onglet Champs personnalisés (champs demandés à l'entrée).
2. Ouvrez le champ que vous souhaitez proposer en ligne.
3. Activez l'option Demander à l'accueil anticipé (pour un bloc d'information, l'option s'appelle Afficher à l'accueil anticipé).
4. Enregistrez.

⚠️ Important : seuls les champs demandés à l'entrée peuvent être proposés à l'accueil anticipé. Les champs demandés à la sortie ne sont pas concernés. Les sauts de page suivent automatiquement les champs qu'ils encadrent : rien à configurer.

3. Vérifier vos consignes d'entrée et votre quiz sécurité

Les consignes d'entrée et le quiz sécurité sont proposés à l'accueil anticipé dès lors qu'ils sont activés sur votre site (onglets Consignes d'entrée et Quiz sécurité des paramètres du site). Aucun réglage supplémentaire n'est nécessaire.

• Consignes désactivées → pas d'étape « Consignes d'entrée » en ligne
• Quiz désactivé → pas d'étape « Questionnaire de sécurité » en ligne

Si vous avez des réglages par type de visiteur, ce sont les réglages du type de visiteur du contact qui s'appliquent : un quiz activé uniquement pour les Prestataires est proposé en ligne aux contacts de type Prestataire, et à eux seuls.

4. Proposer la préparation en ligne lors d'un pré-enregistrement

1. Dans le menu de gauche, allez dans Pré-enregistrement puis cliquez sur le bouton d'ajout.
2. Choisissez d'abord le site de la visite : tant qu'aucun site n'est sélectionné, l'interrupteur de préparation en ligne est grisé.
3. Renseignez le reste de la visite (date, personne visitée) et le contact.
4. Dans les informations du visiteur, activez Laisser le visiteur compléter ses informations avant son arrivée.
5. Validez.

💡 Astuce : avec cette option, vous pouvez créer un pré-enregistrement en ne connaissant que l'adresse email du visiteur. Il renseignera lui-même son prénom, son nom et sa société via le lien de préparation. En attendant, son email s'affiche à la place de son nom dans vos listes.

5. Suivre la préparation de vos visiteurs

Ouvrez un pré-enregistrement depuis Pré-enregistrement > Visites planifiées. Tant que le visiteur n'est pas arrivé, une section Accueil anticipé vous montre :

• le statut de la préparation : Partiel ou Complété
• la date d'acceptation des consignes
• les réponses au quiz sécurité et les réponses pré-remplies aux champs personnalisés

Une fois le visiteur arrivé, ses réponses sont transférées dans sa visite : retrouvez-les dans Visiteurs, comme pour n'importe quelle visite. Dans la section Sécurité de la visite, les consignes acceptées en ligne apparaissent avec le statut Acceptées en anticipé.

Bon à savoir

💡 Le bouton « Préparer ma visite » n'apparaît que s'il y a quelque chose à préparer. Si votre site n'a ni consignes, ni quiz, ni champ proposé en ligne pour le type de visiteur du contact, l'invitation part sans le bouton, même avec l'accueil anticipé activé. Seul un contact dont l'identité reste à compléter (pré-enregistrement par email seul) reçoit le bouton dans tous les cas.

💡 Le visiteur peut revenir sur le lien autant de fois qu'il le souhaite jusqu'à son arrivée et compléter en plusieurs fois. Il peut modifier ses réponses aux champs personnalisés. En revanche, son identité une fois validée, les consignes une fois acceptées et les bonnes réponses au quiz ne lui sont pas redemandées.

💡 Le quiz sécurité est corrigé sans jamais révéler les bonnes réponses. Le visiteur dispose de 3 tentatives par question. S'il échoue, il n'est pas bloqué : le quiz lui sera simplement redemandé à la borne d'accueil le jour de sa visite. Ses autres informations restent enregistrées.

💡 La préparation en ligne sert à la première entrée. Pour un accès prolongé avec plusieurs entrées, les venues suivantes suivent les règles habituelles de l'Historique sécurité (délais de revalidation, fréquence des champs) : rien n'est sauté « pour toujours ».

⚠️ Le lien devient inutilisable automatiquement dès que le visiteur est enregistré à l'entrée, si la visite est annulée, si la date de fin de la visite est dépassée (un accès prolongé sans date de fin n'expire pas), ou si vous désactivez l'accueil anticipé ou le pré-enregistrement sur le site.

⚠️ Chaque visiteur reçoit son propre lien, mais celui-ci ne demande aucune authentification : toute personne qui le possède peut préparer la visite. Il est envoyé uniquement à l'adresse email du visiteur. Conseillez à vos visiteurs de ne pas le transférer.

En cas de problème

Si le problème persiste, contactez notre équipe.

Mis à jour le : 04/09/2026