Configurer le pré-enregistrement
Le pré-enregistrement permet de planifier les visites à l'avance et d'envoyer une invitation au visiteur avant son arrivée. Le visiteur reçoit un email avec toutes les informations pratiques et peut s'enregistrer plus rapidement à son arrivée. Ce guide vous montre comment activer et configurer cette fonctionnalité.
Audience : Administrateurs, Managers
Application : Admin (app.anghello.co)
Temps estimé : 10 minutes
Avant de commencer
- Vous devez avoir un compte Administrateur ou Manager sur Anghello
- Le module complémentaire « Pré-enregistrement » doit être inclus dans votre abonnement
Activer le pré-enregistrement
1. Accédez aux paramètres du site
Dans le menu à gauche, allez dans Configuration > Sites. Sur la fiche de votre site, cliquez sur Réglages & fonctionnalités.
2. Ouvrez l'onglet Pré-enregistrement
Cliquez sur la carte Pré-enregistrement dans la vue d'ensemble ou cliquez sur l'onglet correspondant.
3. Activez la fonctionnalité
Activez l'option Activer le pré-enregistrement.
Configurer les options
Option | Description |
|---|---|
Marge de temps (minutes) | Le visiteur peut s'enregistrer X minutes avant son rendez-vous. Si le visiteur arrive plus tôt, il ne trouvera pas sa pré-inscription. |
Invitation email au visiteur | Choisissez quand envoyer l'email d'invitation : Toujours ou Jamais |
Envoi N jours avant | Si l'invitation est automatique, combien de jours avant le rendez-vous l'email est envoyé (1 à 30 jours) |
Notes par défaut | Un texte pré-rempli dans l'invitation (traduisible). Utile pour des informations pratiques (parking, accès, etc.) |
Email de vérification à l'hôte | Envoyez un email à l'hôte pour confirmer la visite : Toujours, Si nouveau visiteur, ou Jamais |
💡 Astuce : Cliquez sur Aperçu pour voir à quoi ressemblera l'email d'invitation envoyé à vos visiteurs.
L'adresse email de transfert
Une adresse email de transfert unique est générée pour chaque site. Vous pouvez transférer vos invitations de calendrier (Outlook, Google Calendar…) à cette adresse pour créer automatiquement un pré-enregistrement.
L'adresse est affichée en bas de la page de configuration. Cliquez sur l'icône de copie pour la copier.
Comment ça se passe pour le visiteur
- Le visiteur reçoit un email d'invitation avec la date, l'heure, le lieu et les informations pratiques
- Le jour de sa visite, il scanne le QR code sur place
- La borne d'accueil lui demande s'il a un pré-enregistrement
- Il recherche son nom et sélectionne sa visite planifiée
- Son formulaire est pré-rempli avec les informations du pré-enregistrement (nom, société, hôte, type de visiteur)
- Il complète les étapes restantes (champs supplémentaires, consignes) et son enregistrement est finalisé
💡 Astuce : Le visiteur peut aussi arriver via un lien direct contenu dans l'email d'invitation, qui le redirige vers la borne d'accueil avec sa visite pré-sélectionnée.
Bon à savoir
💡 Astuce : Les visites pré-enregistrées sont gérées depuis le menu Pré-enregistrement dans le menu principal. Vous y trouverez deux onglets : Visites (liste des visites planifiées) et Contacts (carnet de contacts des visiteurs).
💡 Astuce : Vous pouvez filtrer les visites pré-enregistrées par statut : Planifiée, Annulée, En cours, Passée.
En cas de problème
Problème | Solution |
|---|---|
La carte Pré-enregistrement est grisée | Le module n'est pas inclus dans votre abonnement. Contactez notre équipe. |
Le visiteur ne trouve pas sa pré-inscription | Vérifiez que la marge de temps est suffisante. Si le visiteur arrive trop tôt, sa visite n'apparaît pas encore. |
L'email d'invitation n'est pas envoyé | Vérifiez que l'option « Invitation email au visiteur » est sur « Toujours ». |
Le formulaire n'est pas pré-rempli | Vérifiez que le visiteur a bien sélectionné sa pré-inscription sur la borne d'accueil. |
Si le problème persiste, contactez notre équipe via le chat en bas à droite de votre écran ou à support@anghello.co.
Mis à jour le : 17/03/2026
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