Configuration des champs de base

Audience : Administrateurs et managers de site
Application : Admin
Durée estimée : 5 minutes

Les champs de base sont les informations essentielles demandées à chaque visiteur lors de son enregistrement sur la borne d'accueil : son prénom, son nom, sa société et l'employé qu'il vient rencontrer (l'interlocuteur, l'hôte, le salarié visité). Contrairement aux champs personnalisés, ils sont pré-configurés par défaut, mais deux d'entre eux, Société et Interlocuteur, sont configurables pour s'adapter à vos besoins.

Avant de commencer

Vous devez disposer d'un accès administrateur ou manager sur le site concerné.
Rendez-vous dans Sites → sélectionnez votre site → Paramètres → onglet Champs de formulaire → sous-onglet Champs à l'entrée.
La section Champs de base apparaît en haut de la liste des champs, avant vos champs personnalisés.

Comprendre les quatre champs de base

Champ	Configurable ?	Comportement
Prénom	Non	Toujours affiché et toujours obligatoire
Nom	Non	Toujours affiché et toujours obligatoire
Société	Oui	Obligatoire, optionnel ou désactivé
Interlocuteur	Oui	Obligatoire, optionnel ou désactivé - Mode de listage au choix

Les champs Prénom et Nom garantissent l'identification de chaque visiteur : ils ne peuvent être ni masqués ni rendus facultatifs. Les champs Société et Interlocuteur s'ouvrent en cliquant sur leur pastille dans la section Champs de base.

💡 Les champs Prénom et Nom acceptent uniquement des lettres latines (Ex: emojis, caractères spéciaux sont refusés). En cas de saisie invalide, le visiteur voit le message « Caractères invalides (lettres latines uniquement) ».

Configurer le champ Société

Dans la section Champs de base, cliquez sur la pastille Société.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez l'une des trois options.
Cliquez sur Enregistrer.

Option	Effet pour le visiteur
Obligatoire	Le visiteur doit renseigner sa société pour valider son enregistrement.
Optionnel (par défaut)	Le champ est affiché, mais le visiteur peut le laisser vide.
Désactivé	Le champ n'apparaît pas dans le formulaire d'enregistrement.

Configurer le champ Interlocuteur

Le champ Interlocuteur permet au visiteur d'indiquer l'employé qu'il vient rencontrer. Sa configuration combine deux réglages : sa présence dans le formulaire et son mode de listage.

Dans la section Champs de base, cliquez sur la pastille Interlocuteur.
Choisissez la présence du champ parmi les trois options.
Sélectionnez ensuite le Mode de listage souhaité.
Cliquez sur Enregistrer.

Présence du champ

Option	Effet pour le visiteur
Obligatoire (par défaut)	Le visiteur doit sélectionner un employé. S'il ne le connaît pas ou ne le trouve pas, il peut choisir l'option « Je ne sais pas / je ne trouve pas mon interlocuteur ».
Optionnel	Le champ est affiché, mais le visiteur peut le laisser vide.
Désactivé	Le champ n'apparaît pas dans le formulaire d'enregistrement.

💡 Important : quel que soit le réglage, le champ Interlocuteur est automatiquement masqué s'il n'y a aucun employé lié au site.

Mode de listage

Le mode de listage détermine comment vos employés sont présentés au visiteur qui recherche son interlocuteur. C'est un curseur entre facilité d'usage et confidentialité de votre annuaire interne.

Mode	Comportement	Recommandé pour
Liste complète (par défaut)	Tous les hôtes sont visibles dès l'ouverture (250 max), les favoris affichés en priorité. Le visiteur peut parcourir la liste ou filtrer en tapant un nom.	Les sites de petite taille où l'annuaire n'est pas sensible.
Recherche avec autocomplétion	À l'ouverture, seuls les hôtes favoris sont listés. Les autres apparaissent en suggestions après une recherche d'au moins 2 caractères.	Un bon équilibre entre facilité d'usage et confidentialité.
Recherche exacte	Seuls les hôtes favoris sont visibles à l'ouverture. Le visiteur doit préciser sa recherche jusqu'à obtenir un résultat unique ou des correspondances exactes sur le nom.	Les sites où la confidentialité de l'annuaire est prioritaire.

💡 Astuce : marquez vos employés les plus sollicités comme favoris : ils sont mis en avant dans tous les modes, et restent les seuls visibles à l'ouverture dans les modes de recherche.

Ce que voit le visiteur

Sur la borne d'accueil, le visiteur touche le champ Contact / Personne visitée : un écran de recherche s'ouvre en plein écran avec un champ « Rechercher par nom... ».

En liste complète, tous les employés apparaissent immédiatement ; taper un nom filtre la liste.
En recherche avec autocomplétion, l'écran affiche d'abord les « Contacts proposés » (favoris), puis le message « Pour trouver votre contact, commencez à taper son nom. ». Les résultats apparaissent dès 2 caractères saisis.
En recherche exacte, si plusieurs employés correspondent à une recherche partielle, aucun nom n'est révélé : le visiteur voit « Plusieurs contacts correspondent. Merci de saisir le nom complet. » et doit affiner jusqu'à une correspondance exacte.

Dans tous les modes, si aucun résultat n'est trouvé, le message « Aucun contact trouvé. Vérifiez le nom saisi. » s'affiche, et le visiteur peut sélectionner « Je ne sais pas / je ne trouve pas mon interlocuteur » pour poursuivre son enregistrement.

💡 Les modes de recherche (autocomplétion et exacte) protègent votre annuaire : la liste complète de vos employés n'est jamais exposée au visiteur, ni à l'écran ni techniquement.

Champs de base par type de visiteur

Si vous avez défini des types de visiteurs (par exemple Visiteur, Prestataire, Livreur), vous pouvez surcharger la présence des champs Société et Interlocuteur pour chaque type : un livreur peut par exemple être dispensé d'indiquer un interlocuteur, tandis qu'il reste obligatoire pour un visiteur classique.

💡 Bon à savoir : le mode de listage des hôtes se règle uniquement au niveau du site : il s'applique à tous les types de visiteurs.

Bon à savoir

En cas de problème

Problème	Cause probable	Solution
Le champ Interlocuteur n'apparaît pas sur la borne	Aucun employé n'est lié au site, ou le champ est réglé sur Désactivé	Ajoutez des employés au site ou modifiez le réglage du champ
Le visiteur ne trouve pas son interlocuteur	Mode Recherche exacte actif et orthographe approximative	Le visiteur peut utiliser « Je ne sais pas / je ne trouve pas mon interlocuteur », ou passez en mode autocomplétion
Un employé attendu n'apparaît pas dans la liste	En mode liste complète, seuls les 250 premiers hôtes sont affichés	Passez en mode recherche, ou demandez au visiteur de taper le nom pour filtrer
Le champ Société n'apparaît plus	Le champ est réglé sur Désactivé, au niveau du site ou du type de visiteur	Vérifiez le réglage dans Champs de formulaire et dans les réglages par type de visiteur

Mis à jour le : 16/07/2026

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