Tester votre première visite
Tout est en place ? Organisation configurée, site créé, QR code imprimé, employés ajoutés — il ne reste plus qu'à vérifier que tout fonctionne ! Ce guide vous accompagne pas à pas pour simuler une visite complète, du scan du QR code jusqu'au départ du visiteur.
Audience : Administrateurs
Application : Admin (app.anghello.co) + Spot (borne d'accueil)
Temps estimé : 5 minutes
Avant de commencer
- Votre organisation et au moins un site doivent être configurés
- Au moins un employé hôte doit être ajouté
- Munissez-vous de votre smartphone pour scanner le QR code (ou utilisez l'option depuis l'admin)
Option 1 : Tester depuis votre smartphone (recommandé)
C'est la méthode la plus réaliste — vous vivez exactement l'expérience de vos visiteurs.
1. Scannez votre QR code
Avec l'appareil photo de votre smartphone, scannez le QR code de votre site (sur le poster imprimé ou depuis l'image téléchargée). Un lien s'ouvre dans votre navigateur.
2. Choisissez "Entrée"
La borne d'accueil s'affiche. Vous voyez le logo de votre organisation et deux boutons :
- Entrée — Pour enregistrer une arrivée
- Sortie — Pour enregistrer un départ
Cliquez sur Entrée.
💡 Astuce : Si vous avez configuré plusieurs langues, un sélecteur de langue apparaît en haut à droite. Les visiteurs pourront choisir leur langue préférée.
3. Sélectionnez un type de visiteur (si activé)
Si vous avez configuré des types de visiteurs, un écran vous propose de choisir le motif de votre visite (ex : "Client", "Fournisseur", "Candidat"…). Sélectionnez un type pour continuer.
💡 Astuce : Chaque type de visiteur peut avoir ses propres consignes, quiz et champs personnalisés. C'est normal si le formulaire change selon le type choisi.
4. Remplissez le formulaire d'enregistrement
Renseignez les informations demandées :
- Prénom — Saisissez un prénom (ex : "Jean")
- Nom — Saisissez un nom (ex : "Test")
- Société — Si le champ est affiché, saisissez un nom de société (ex : "Société Test")
- Personne à rencontrer — Sélectionnez un de vos employés hôtes dans la liste
💡 Astuce : Selon la configuration de votre site, la liste des hôtes peut s'afficher directement ou apparaître en tapant les premières lettres du nom. Les employés en favori apparaissent en premier.
5. Complétez les champs personnalisés (si configurés)
Si vous avez ajouté des champs personnalisés (plaque d'immatriculation, motif de visite…), un écran supplémentaire vous les présente. Remplissez-les pour continuer.
6. Lisez et acceptez les consignes (si configurées)
Si vous avez rédigé des consignes d'entrée, elles s'affichent à l'écran. Lisez-les et cochez la case d'acceptation pour continuer.
7. Répondez au quiz (si configuré)
Si vous avez mis en place un quiz de validation, les questions s'affichent une par une. Répondez correctement pour continuer.
8. Bienvenue ! Votre visite est enregistrée
Un message de bienvenue s'affiche avec votre prénom. Selon la configuration de votre site, vous pouvez voir :
- Un badge virtuel sur votre téléphone avec les informations de votre visite
- Le nom et la fonction de la personne que vous venez rencontrer
- Un bouton pour appeler votre hôte directement
Option 2 : Tester depuis l'administration
Vous pouvez aussi simuler une visite directement depuis l'interface d'administration, sans smartphone.
1. Accédez à la liste des visiteurs
Dans le menu à gauche, cliquez sur Visiteurs.
2. Cliquez sur Ajouter un visiteur
Cliquez sur le bouton Ajouter un visiteur en haut de la page.
[Capture d'écran : liste des visiteurs avec le bouton "Ajouter un visiteur"]
3. Remplissez le formulaire dans la fenêtre intégrée
Une fenêtre s'ouvre avec la borne d'accueil intégrée — c'est exactement la même interface que celle que vos visiteurs voient sur leur smartphone. Suivez les mêmes étapes que dans l'option 1 (à partir de l'étape 2).
💡 Astuce : Si vous suivez le guide de démarrage, la 5ème et dernière étape vous invite à ajouter votre premier visiteur. En cliquant sur Commencer, vous arrivez directement sur la page Visiteurs.
Vérifier que tout a fonctionné
Après l'enregistrement de votre visite test, vérifiez ces 3 points :
1. Le visiteur apparaît dans la liste
Retournez dans Visiteurs depuis le menu à gauche. Votre visite test doit apparaître en haut de la liste avec :
- Le nom et prénom saisis
- Le nom de l'employé hôte sélectionné
- L'heure d'arrivée
- Le site concerné
Cliquez sur la ligne du visiteur pour ouvrir le panneau de détail à droite et vérifier toutes les informations.
2. La notification a été envoyée
Dans le panneau de détail du visiteur, vérifiez la section Notifications :
- Email — Si l'employé hôte a une adresse email, un email de notification d'arrivée a dû être envoyé
- SMS — Si les notifications SMS sont activées et que l'employé a un numéro de téléphone
Le statut de chaque notification est affiché (envoyé, en attente, erreur).
💡 Astuce : Vérifiez aussi la boîte mail de l'employé hôte — l'email de notification contient le nom du visiteur, sa société et l'heure d'arrivée.
3. Le guide de démarrage est terminé
Si c'était votre première visite, le guide de démarrage passe à 100% — félicitations, votre site est opérationnel !
Tester le départ du visiteur
Pour vérifier que le parcours de sortie fonctionne aussi :
Depuis le smartphone (borne d'accueil) :
- Si vous êtes encore sur le badge virtuel, cliquez sur le bouton Sortie
- Confirmez votre départ
- Si des champs de sortie sont configurés (feedback, remarques…), remplissez-les
Depuis l'administration :
- Dans la liste des visiteurs, cliquez sur la ligne de votre visite test
- Dans le panneau de détail, cliquez sur l'icône Marquer comme sorti (icône de sortie)
- L'heure de départ s'affiche dans la colonne "Sortie"
Nettoyer votre visite test
Votre visite test restera dans l'historique des visiteurs. Vous pouvez la laisser ou l'anonymiser pour garder vos données propres :
- Ouvrez le panneau de détail du visiteur test
- Vérifiez que le visiteur est bien sorti (a une heure de départ)
- Cliquez sur l'icône Anonymiser (icône en forme de silhouette barrée)
- Confirmez — les données personnelles sont effacées de manière irréversible
Bon à savoir
💡 Astuce : Vous pouvez refaire ce test autant de fois que nécessaire. C'est la meilleure façon de vérifier vos consignes, vos champs personnalisés et vos notifications avant de mettre votre site en production.
💡 Astuce : Si vous avez configuré des avis visiteurs, un questionnaire de satisfaction est proposé au visiteur après sa sortie sur son badge virtuel. Testez aussi cette étape !
💡 Astuce : Si vous avez activé les webhooks ou l'intégration Microsoft Teams, vérifiez que les notifications arrivent bien dans vos outils connectés après l'enregistrement.
En cas de problème
Problème | Solution |
|---|---|
Le QR code ne s'ouvre pas quand je le scanne | Vérifiez que l'enregistrement par QR code est activé dans les paramètres du site. Si le QR code a été régénéré, imprimez un nouveau poster. |
La borne affiche un message d'erreur après le scan | Vérifiez les options de sécurité du QR code (VPN, proxy, filtre par pays). Désactivez temporairement ces options pour tester. |
L'employé hôte n'apparaît pas dans la liste | Vérifiez que l'employé est rattaché au bon site et qu'il n'est pas désactivé. |
La notification n'a pas été envoyée | Vérifiez que les notifications sont activées dans Paramètres > Sites > Fonctionnalités > Notifications, et que l'employé a une adresse email valide. |
Le bouton "Ajouter un visiteur" n'apparaît pas | Assurez-vous qu'un site est bien sélectionné dans le sélecteur de site en haut du menu latéral. |
Le formulaire demande des informations que je n'ai pas configurées | Vérifiez les champs personnalisés et les consignes dans Paramètres > Sites > Fonctionnalités. |
Si le problème persiste, contactez notre équipe via le chat en bas à droite de votre écran ou à support@anghello.co.
Mis à jour le : 17/03/2026
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