Pré-enregistrer une visite
Le pré-enregistrement permet de planifier une visite à l'avance et d'envoyer une invitation au visiteur. Le jour J, le visiteur s'enregistre plus rapidement car ses informations sont déjà pré-remplies. Ce guide vous montre comment créer un pré-enregistrement.
Audience : Administrateurs, Managers, Réceptionnistes
Application : Admin (app.anghello.co)
Temps estimé : 3 minutes
Avant de commencer
- Le module complémentaire « Pré-enregistrement » doit être activé sur votre site
- La fonctionnalité doit être activée dans les paramètres du site (voir « Configurer le pré-enregistrement »)
Créer un pré-enregistrement
1. Accédez à la page Pré-enregistrement
Dans le menu à gauche, cliquez sur Pré-enregistrement.
2. Cliquez sur Ajouter une visite
Cliquez sur le bouton Ajouter en haut de la page. Une fenêtre vous propose de sélectionner un contact déjà pré-enregistré ou d'en ajouter un nouveau. Cliquez sur Ajouter un nouveau contact pré-enregistré.
3. Renseignez les informations
Champ | Description |
|---|---|
Prénom | Le prénom du visiteur attendu |
Nom | Le nom du visiteur |
L'adresse email du visiteur (pour l'envoi de l'invitation) | |
Société | La société du visiteur (optionnel) |
Hôte | L'employé que le visiteur vient rencontrer |
Date et heure de début | Le créneau prévu pour la visite |
Date et heure de fin | La fin prévue de la visite |
Type de visiteur | Le type de visiteur (si les types sont activés) |
Notes | Informations complémentaires pour le visiteur (parking, accès, etc.) |
4. Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer. Selon la configuration du site, un email d'invitation est envoyé automatiquement au visiteur.
Gérer les visites pré-enregistrées
La page Pré-enregistrement affiche deux onglets :
Onglet Visites :
- Liste de toutes les visites planifiées
- Filtres par statut : Planifiée, Annulée, En cours, Passée
- Filtres par période : Aujourd'hui, Demain, Cette semaine, Ce mois
Onglet Contacts :
- Carnet de contacts des visiteurs déjà enregistrés
- Utile pour créer rapidement un nouveau pré-enregistrement pour un visiteur régulier
Annuler une visite pré-enregistrée
1. Dans la liste des visites planifiées, cliquez sur la visite à annuler.
2. Cliquez sur Annuler et confirmez.
La visite passe au statut « Annulée ».
Bon à savoir
💡 Astuce : L'email d'invitation contient un lien direct. Quand le visiteur le clique le jour de sa visite, il est redirigé vers la borne d'accueil avec sa visite pré-sélectionnée.
💡 Astuce : L'envoi de l'invitation peut être configuré pour être automatique X jours avant la visite (voir « Configurer le pré-enregistrement »).
En cas de problème
Problème | Solution |
|---|---|
Le menu Pré-enregistrement n'apparaît pas | Vérifiez que le module « Pré-enregistrement » est inclus dans votre abonnement et activé dans les paramètres du site. |
L'email d'invitation n'est pas envoyé | Vérifiez la configuration dans Paramètres > Sites > Fonctionnalités > Pré-enregistrement. L'option « Invitation email » doit être sur « Toujours ». |
Le visiteur ne trouve pas sa pré-inscription sur la borne | La visite n'est trouvable que dans la marge de temps configurée avant le rendez-vous. |
Si le problème persiste, contactez notre équipe via le chat en bas à droite de votre écran ou à support@anghello.co.
Mis à jour le : 17/03/2026
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