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Ajoutez vos employés hôtes

Vos employés hôtes sont les personnes que vos visiteurs viennent rencontrer. En les ajoutant dans Anghello, vous permettez aux visiteurs de les sélectionner sur la borne d'accueil et vous activez les notifications d'arrivée. Ce guide vous montre comment ajouter, modifier et gérer vos employés hôtes.

Audience : Administrateurs, Managers, Réceptionnistes

Application : Admin (app.anghello.co)

Temps estimé : 5 minutes (ajout manuel) — 10 minutes (import CSV)

Avant de commencer

Vous devez avoir un compte Administrateur, Manager ou Réceptionniste sur Anghello
Au moins un site doit être créé dans votre organisation

Ajouter un employé manuellement

1. Accédez à la liste des employés hôtes

Dans le menu à gauche, cliquez sur Configuration > Employés.

2. Cliquez sur Ajouter un employé

Cliquez sur le bouton Ajouter un employé en haut à droite de la page.

3. Renseignez les informations de l'employé

Remplissez les champs suivants :

Champ	Obligatoire	Description
Prénom	Oui	Le prénom de l'employé
Nom	Oui	Le nom de famille de l'employé
Fonction	Non	Son poste dans l'organisation (ex : "Responsable RH")
Email	Non	Son adresse email professionnelle — utilisé pour les notifications d'arrivée
Téléphone	Non	Son numéro de téléphone principal
Téléphone direct	Non	Son numéro de ligne directe
Téléphone interne	Non	Son numéro de poste interne

💡 Astuce : Si vous renseignez l'email de l'employé, il recevra automatiquement une notification à chaque fois qu'un visiteur le désigne comme hôte à son arrivée.

4. Sélectionnez le site principal

Choisissez le site principal de l'employé dans le menu déroulant. C'est le site auquel l'employé est rattaché par défaut.

5. Associez des sites supplémentaires (optionnel)

Si l'employé travaille sur plusieurs sites, choisissez-les dans le champ Sites liés pour le rendre visible sur la borne d'accueil de ces sites aussi.

💡 Astuce : Un employé multi-site apparaît sur la borne d'accueil de chacun de ses sites. Pratique pour les collaborateurs qui se déplacent entre plusieurs bureaux !

6. Enregistrez

Cliquez sur Enregistrer. L'employé est immédiatement ajouté et apparaît dans la liste. Il sera aussi proposé comme hôte sur la borne d'accueil du ou des sites associés.

Importer des employés depuis un fichier CSV

Si vous avez beaucoup d'employés à ajouter, l'import CSV est la méthode la plus rapide.

1. Depuis la liste des employés hôtes, cliquez sur le bouton Importer (icône d'import) en haut de la page.

2. Téléchargez le modèle CSV

Un assistant d'import s'ouvre. Cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir un fichier CSV pré-formaté avec les bonnes colonnes :

Colonne	Description
first_name	Prénom (obligatoire)
last_name	Nom (obligatoire)
email	Adresse email
phone	Téléphone
direct_phone	Téléphone direct
internal_phone	Téléphone interne
position	Fonction / poste

3. Remplissez le fichier et importez-le

Complétez le fichier CSV avec vos données, puis glissez-déposez le fichier dans la zone prévue ou cliquez pour le sélectionner.

4. Vérifiez et validez

L'assistant affiche un aperçu des données détectées. Vérifiez que les colonnes sont bien associées aux bons champs, puis cliquez sur Continuer pour lancer l'import.

Important : L'import est limité à 1 000 lignes par fichier. Si vous avez plus d'employés, découpez votre fichier en plusieurs lots.

💡 Astuce : Si un email importé existe déjà dans votre organisation, Anghello vous proposera de rattacher l'employé existant au site concerné plutôt que de créer un doublon.

Modifier un employé

1. Dans la liste des employés hôtes, cliquez sur les trois points au bout de la ligne de l'employé que vous souhaitez modifier.

2. Un panneau s'ouvre à droite avec les options de l'employé. Cliquez sur Modifier les informations pour accéder au formulaire de modification.

3. Modifiez les informations souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer.

Désactiver ou réactiver un employé

Si un employé quitte temporairement votre organisation ou change de poste, vous pouvez le désactiver plutôt que de le supprimer.

1. Ouvrez les options de l'employé (cliquez sur les trois points au bout de sa ligne dans la liste).

2. Cliquez sur le bouton Désactiver l'employé.

Un employé désactivé :

Apparaît en grisé dans la liste des employés
N'est plus proposé comme hôte sur la borne d'accueil
N'est plus inclus dans les recherches de visiteurs
Peut être réactivé à tout moment en cliquant sur Activer

💡 Astuce : Désactiver un employé plutôt que le supprimer permet de conserver son historique de visites et de le réactiver facilement quand il revient.

Mettre un employé en favori

Si certains employés reçoivent beaucoup de visiteurs, vous pouvez les mettre en favori pour qu'ils apparaissent en priorité dans la recherche sur la borne d'accueil.

1. Dans la liste des employés hôtes, ouvrez les options de l'employé (cliquez sur les trois points au bout de sa ligne dans la liste) puis cliquez sur "Ajouter aux favoris".

2. Une étoile apparaît dans la ligne pour indiquer que l'employé est en favori.

💡 Astuce : Les employés favoris apparaissent en premier quand un visiteur recherche son hôte sur la borne d'accueil. C'est idéal pour les personnes qui reçoivent le plus de visiteurs (accueil, direction, RH…).

Rechercher et filtrer les employés

La liste des employés hôtes dispose de plusieurs outils pour retrouver rapidement un employé :

Barre de recherche — Tapez un nom, un prénom ou une fonction pour filtrer la liste en temps réel
Filtre par site — Sélectionnez un site pour n'afficher que les employés rattachés à ce site
Pagination — Naviguez entre les pages si vous avez beaucoup d'employés

Bon à savoir

💡 Astuce : Un employé hôte n'a pas besoin d'avoir un compte utilisateur Anghello. Les employés hôtes et les utilisateurs (administrateurs, managers, réceptionnistes) sont gérés séparément. Un employé hôte est simplement une personne que les visiteurs peuvent sélectionner à leur arrivée.

💡 Astuce : La liste des employés affiche les colonnes : nom, prénom, email, téléphone, fonction et site. Vous pouvez identifier rapidement un employé grâce à ces informations.

Important : Si un employé n'apparaît pas sur la borne d'accueil d'un site, vérifiez qu'il est bien rattaché à ce site (site principal ou site associé) et qu'il n'est pas désactivé.

En cas de problème

Problème	Solution
L'employé n'apparaît pas sur la borne d'accueil	Vérifiez que l'employé est rattaché au bon site et qu'il n'est pas désactivé. Rafraîchissez la borne (Ctrl+Maj+R).
L'import CSV échoue	Vérifiez que votre fichier respecte le format du modèle (colonnes, encodage UTF-8). La limite est de 1 000 lignes par import.
Un doublon est créé après l'import	Si deux employés ont le même email, Anghello détecte le doublon et propose de rattacher l'existant au site. Vérifiez les emails avant l'import.
L'employé ne reçoit pas les notifications	Vérifiez que son adresse email est bien renseignée et que les notifications sont activées dans les paramètres du site (voir "Gérer les notifications").
Le bouton "Ajouter un employé" n'apparaît pas	Vérifiez que vous avez le rôle Administrateur, Manager ou Réceptionniste.

Si le problème persiste, contactez notre équipe via le chat en bas à droite de votre écran ou à support@anghello.co.

Mis à jour le : 17/03/2026

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